序号

模块

功能描述

1

档案收集

1)  用户可以将暂未归档的档案电子文件，手工录入到文件中。也可对接其他系统自动收录预归档文件。

2)  文件分类支持动态配置，每个分类可动态配置不同的字段数量和字段类型。

3)  文件的著录界面，支持自定义配置。

4)  文件的浏览界面支持动态配置需要显示的字段、字段位置以及字段的排序方式。

5)  用户可将文件录入到指定的文件分类中，支持用户手动录入文件内容，也支持通过Excel导入文件内容。

6)  ★档案接收导入时，需要进行档案数据的四性检测（准确性、完整性、可用性、安全性），如检测不通过，给出错误报告。

7)  支持档案的批量导入，需要支持单目录信息的导入，也可以导入目录信息的同时进行原文的挂接。

8)  可以批量修改多个文件，修改方式支持更新和替换两种方式。

9)  文件在删除后，将先进入回收站，进入回收站后，可选择彻底删除，或者将文件还原。

10) 可以导出多个文件，支持带原文与不带原文两种方式。

11) ★系统可收集DOC、XLS、TXT、PPT、JPG、PDF、Tiff、GIF、PNG、AVI、ZIP、PSD、DWG等多种格式的数据。

12) 可以将文件加入待归档中，进行后续归档处理。

2

档案整理

1)  对已收集的档案数据进行手动分类或批量分类。

2)  对待归档文件，可先进行评定，如果是无归档价值的文件，可以直接退回到收集文件中。

3)  ★对已收集的档案数据进行元数据内容补录、档案编目、给定保管期限、生成档号等整理工作。

4)  ★可以对单个文件进行内容修改，也可以批量修改待归档的文件，支持更新和替换两种方式。

5)  ★可对文件进行归档操作，但因为文件目录和目标档案门类，在字段内容上存在差异，所以在归档前需要能够配置归档规则，指定当前目标分类与目标门类中字段的对应关系。在归档时，如果当前文件中缺少目标门类中档号组装所需的字段数据，需要能够补全所需字段数据。

3

档案管理

1)  ★档案门类支持动态编辑，门类类型上需要支持项目、案卷、卷内三种类型，并且在一个案卷中包含多个不同类型卷内的情况。

2)  档案的著录界面组成，支持自定义配置。

3)  档案的浏览界面支持动态配置需要显示的字段、字段位置以及字段的排序方式。

4)  用户可手动录入档案信息，在录入方式上支持新创建、复制录入、存加录入、存加值继承等方式。在字段上，支持档号自动生成、字段自动补零、数据自动加一等方式。

5)  可以修改某个档案的信息，或者批量修改多个档案信息，批量修改支持更新和替换两种方式。

6)  当档号需要进行调整时，支持批量更新档号，可以更新选择的某些档案，也可以批量更新某一个门类下的所有档案。更新档号时，需要按照当前门类的档号格式来更新，档号格式可进行动态编辑。

7)  ★可以选择多个档案，进行报表打印。报表包含归档文件目录、简化归档目录、备考表、背脊、底边、归档文件目录封面等常用报表格式。报表支持可视化动态编辑，方便用户对报表的样式和内容进行调整。

8)  档案内容支持批量导出，支持带原文和不带原文两种方式。

9)  ★支持档案门类转移，可以从一个门类批量迁移到另一个门类。

10) ★需要有档案生命周期的记录。

11) ★每一条档案目录中要有实体档案具体存放位置的信息。

4

档案利用

1)   ★实体档案利用：

对允许借阅的档案可先加入到允许借阅档案库中，可以进行实体利用操作。实体利用记录可查询。对超出权限的档案进行借阅时，需提交网络审批流程，流程审批通过后方可借阅。档案查询可查阅系统中允许开放的档案数据。

档案借阅：实现借阅申请、借阅登记、档案查找、档案借出操作。

档案归还：可通过手机对档案上的二维码进行扫描，实现档案归还、入库、上架等操作。

催还提醒：对借阅、借调要到期未归还档案的系统自动发送系统内消息，提醒阅、借调人员及档案管理员。

2)  ★数字档案利用：

档案查询支持智能检索、精确检索、全文检索等方式。考虑到档案数据的特殊性，在检索的数据安全上，需要支持对不同的用户可以设置不同的数据阅览权限，支持不同门类+不同部门+不同密级的组合方式来设置阅览权限。

支持对查阅期限与查阅次数进行限制。

5

档案保管

要求按照实际的库房情况，创建对应的虚拟库房存储结构，满足用户对库房信息浏览的需求。可以将档案放入对应的存储位置中，支持档案入库，档案出库，档案上架，档案下架，库房盘点，标签打印等操作。

6

档案编研

1)  支持档案素材和编研成果两大功能。

2)  编研素材下可添加多种编研素材分类，可以将已有的档案加入到编研素材中，供编研时使用，使用后可移出编研素材。

3)  编研成果内可添加多种分类，根据编研素材内容，用户可创建编研成果，各不同分类下的编研成果支持不同的字段内容。

7

档案鉴定/销毁

1)  支持档案的鉴定操作，可以进行到期鉴定提醒，对档案重新进行鉴定。

2)  支持档案销毁操作，可以将档案先加入到预销毁库中，再经由二次鉴定后无保存价值的档案，可进行档案清册，档案销毁。对仍有保存价值的档案，可还原回档案正式库。

8

档案统计

★1)  提供丰富的统计分析功能，统计方式包括档案明细统计、档案门类统计、档案全宗统计、电子文件统计、档案利用统计、按时间统计、按关键词统计、按保管期限统计、档案汇总统计、接收情况统计、利用情况统计等统计方式。

★2)  档案统计功能提供档案统计报表、柱状图、饼状图等多种可视化显示方式。

9

系统设置

★系统设置保证数字档案管理系统在安全的环境下正常运转，提供字典管理、归档配置、批量关联配置、数据库备份及恢复、导入数据、功能角色管理、数据角色管理、用户管理、库房管理、部门管理、报表管理、操作日志、学生操作审计、工作流配置等功能。

1

任务管理

1)     审核学生自己提交的更新申请，需要提供包含原件的照片。

2)   工作流审批：审批各项档案相关操作申请。

2

转递处理

3)     就业转递：处理就业指导中心发起转递申请，和学生通过公众号提交的转递申请。

4)   补充转递：对补充资料的转递申请进行处理。

5)   延迟转递：对于毕业两年内的学生申请转递，支持延迟转递，在延迟转递审核中，需要审核由就业指导中心发出的转递通知单，对于毕业两年后的学生，需要审核用人单位发出的调档联系函。

6)     原籍转递：转递到学生户口所在地。

7)     退回再转：出现退回情况，管理员可根据实际情况档案归位或者重新投递。

8)     改派：转递到非原籍的地址。

9)     快递单打印：系统支持打印快递面单。

3

转递反馈

物流信息查询与同步：可通过与第三方快递接口（如快递100）对接物流信息，查看转递的物流信息和接收情况，并将物流数据保存在档案馆数据库中。

序号

模块

功能描述

1

统一身份认证

在微信公众号中，可与学校数字化校园统一身份认证对接。可通过学号和密码，进行认证，并绑定公众号。

2

个人中心

1)     档案查询：可查阅已绑定学生的个人档案，支持个人成绩单、公费协议、录取花名册、在线证明。

2)     申请更新个人档案：

包括校外获奖证书、校外取得各类证书、校外成绩等。

3

档案转递

1)     转递申请：学生可进行在线的转递申请。

2)     转递反馈：当学生或用人单位在收到学生档案后，可在线进行转

递反馈。

3)     物流信息：查看转递的物流信息和接收情况。

4)     资料补充：当学生提交转递申请后，在资料缺失的情况下，可进行转递资料补充，再次申请转递。

4

扫码查看

支持扫二维码查看档案目录信息。

序号

模块

功能描述

1

档案查阅

可以查阅允许访问的档案。

2

档案提交

支持录入档案目录信息及原文，并提交管理后台审核。

3

档案借阅

支持所查询档案加入借阅车，并提交借阅申请。

4

档案打印

可以打印允许访问的档案以及经过审批后的档案原文，并留存打印记录。

序号

功能描述

1

设置从档案系统向利用服务系统允许访问的数据。

2

同步利用服务系统中申报的个人成绩。

3

同步利用服务系统中的转递状态。

4

同步利用服务系统中的出入库状态。