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​【手册】员工管理指导手册

发布时间:2019-11-28
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员工管理指导手册

一、员工管理各阶段关注重点

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二、员工管理操作指引

员工管理动作及工作要求

管理阶段

管控点

风险点

指导动作

平台对接

频率

招聘面试阶段

需求澄清

需求不清晰,招聘方向把握不准

1、按时参加交付顾问组织的需求澄清会,了解项目岗位具体需求和技术点;
  2、未及时参加需求澄清会的,可以听录音和查看会议记录


触发

简历推荐

1、员工真实求职意向未了解清楚;
  2、简历造假

1、上传至系统的简历至少保证一轮以上电话沟通,了解候选人求职意向及过往项目经验,期望薪资、期望工作地点等,提升简历筛选通过率及到面率;
  2、对候选人简历真实性进行把控(开始工作时间,受教育时间,工作经历,当前薪资,技术方向),必要时进行简单的背景调查;

1、上传推荐理由,从技术匹配度、员工意向度、员工稳定度等方面进行评估;
  2、背景调查记录

触发

面试跟踪

1、学历造假
  2、面试爽约

1、根据项目要求进行学历验证,并将验证结果上传系统;
  2、主动跟踪候选人面试情况,确认可以参加客户面试后,提前给候选人发送面试通知,通知面试时间、面试地点、面试对接人;
  3、如候选人放弃面试,及时通知交付顾问,并告知放弃面试的原因,并及时补充其余候选人简历;

1、客户面试前在解放号上传学信网学历验证证明;
  2、面试跟踪记录

触发

入场阶段

入场确认

1、EHS橙色、红色风险;
  2、候选人拒offer风险
  3、未签劳动合同需支付双倍工资

1、对面试通过的候选人发出EHS综合测评通知,提醒候选人在规定时间内完成测评,绿色为测评通过,橙色可申请重置测评一次,红色则测评不通过,禁止入场;
  2、与候选人沟通确认入场意愿,发送入场通知书(明确入场时间,项目地点,薪资,入场对接人及联系方式);
  3、候选人确认入场后,与员工签署劳动合同及保密协议,并上传到解放号,待平台审核通过后,签署入场单,等待入场;
  4、正式入场前需保持与候选人的紧密联系,如候选人放弃入场则需及时通知交付顾问,告知放弃原因,并及时补充其他候选人;

1、EHS综合测评系统
  2、解放号入职材料上传
  3、线上入场确认
  4、线上入场单签署

确认入场前

入场指引

员工稳定性,短期离职

1、正式入场前一天,与员工再做一次入场确认,告知新员工项目场地报到对接人,及公司专职管理人员联系方式,确保员工入场后能找到相关对接人;
  2、入场当天跟踪员工项目报到情况,对于上岗异常人员及时反馈交付顾问;
  3、入场当天下班前与新员工做一次入职沟通,了解员工在项目的适应情况,针对员工反馈的问题及时帮助解决,让员工感受到组织关怀;
  4、建立员工档案,掌握员工紧急联系人及紧急联系地址;


入场前一天&入场当天

在职阶段

新员工入职培训

员工不清楚管理规则

1、入职一周内,完成新员工入职培训,培训必要内容:考勤规定、员工行为守则、信息安全规定、离职流程等;签署培训签到表及员工行为守则
  2、培训完成后,安排员工参加平台新员工入职培训考试(未参加考试或考试未通过者不能转正)。

入职培训考试记录

入职1周内

员工沟通

员工稳定性、员工关怀

1、新员工入职回访,了解员工在项目的适应情况;
  2、转正访谈,告知员工转正考核结果,了解员工工作状态及诉求,做好员工关怀;


入职1个月内&转正前

缴纳社保/公积金

1、工伤风险
  2、医疗风险
  3、违反劳动法的风险
  4、员工要求赔偿的风险

1、员工入职当月起为员工购买社保、公积金;
  2、按照劳动法要求为员工足额缴纳社保公积金,并将缴纳证明上传平台;
  3、社保缴纳地点:针对公司注册地与员工实际工作地不一致的情况,基于工伤医疗风险防控及员工稳定性考虑,建议在员工实际工作地购买;
 
备注:劳动法强制要求用人单位及个人必须购买社会保险,因此任何双方约定试用期不购买社保或员工自愿放弃购买社保的行为都是无效的。

上传社保缴纳凭证

月度

按时发薪

拖欠工资,违反劳动法

1、根据劳动法要求及劳动合同约定发薪日按时发薪,如遇节假日提前发薪;
  2、如遇不可抗力因素延迟发薪,需要提前通知员工,并取得员工同意,否则涉嫌拖欠工资;


月度

员工福利

1、违反劳动法
  2、员工稳定性

1、根据国家法律规定给予员工法定假期;
  2、传统节假日福利发放;特殊纪念日关怀(如生日、三八妇女节、司龄纪念日等)
  3、团建:定期组织员工开展一些团建活动

建议:与中软拉通福利,按人头结算费用


触发

信息安全

信息安全事件

1、定期组织员工信息安全宣导,明确信息安全红线及违规处理规则;
  2、定期对员工重申保密协议条款及违规处理规则,让员工信息安全意识深入人心;
  3、定期组织信息安全自查自报,及时发现安全隐患。


例行

员工考勤&工时确认

1、异常缺勤
  2、EHS事件

1、入职当天与员工明确考勤管理规则,明确加班请假申请流程(本公司需指定一名考勤对接人,要求员工考勤在向客户方及中软AM申请的同时需抄送本公司考勤对接人);
  2、明确异常缺勤及考勤造假的处理规则;
  3、与员工保持定期的沟通,确认员工的出勤情况,避免出现失踪失联情况;
  4、对于员工请长假的情况,需与员工了解请假原因,并跟踪员工回岗;
  5、法定节假日长假后,需重点关注项目员工返岗情况,针对异常返岗情况需及时与员工或紧急联系人确认;
  6、每月月底对员工考勤做一次盘点,与中软提供的考勤表进行核对,针对缺勤未报备员工进行提醒沟通,重申考勤规则;
  7、考勤核对无误后,对商务部发出的工时进行核对及确认。

易才考勤系统

日常

离职阶段

离职确认/通知

1、考勤截止时间
  2、员工自离风险

1、入职培训时,与员工明确离职申请流程,要求员工离职在向客户方及中软AM申请的同时需抄送本公司直接主管;
  2、收到员工主动离职申请后,请及时通知AM离场时间及离场原因;

收到项目释放通知后,请及时与员工做好沟通,先安排员工在规定时间内退场;杜绝出现扰乱客户现场办公环境的情况发生;
  3、与AM确认一致后,发送盖公章的离场单给AM;

离职确认邮件
  离场单

日常

离职沟通


1、离职识别与沟通,了解员工真实离职原因,便于后续离职管控;
  2、针对释放人员,与AM了解清楚释放原因,为后续招聘提供改进方向;

离职沟通记录

日常

离场手续办理&离职结算

1、离职交接
  2、结算纠纷

1、员工离职当天,做好工作交接及办公设备交接、卡证归还等,处理好退场手续。
  2、员工从项目退场后,要求员工到公司办公场地办理离职手续,异地办公人员可委托人事办理(需提供身份证复印件及手写授权委托书)或将离职单原件邮寄到公司;
  3、与员工确认核对当月考勤,核对无误后足额发放离职工资;
  4、员工离职手续办理完毕后,为员工开具离职证明(离职证明不开具或离职证明上写有妨碍员工就职的内容均属于违法)


日常

 

 


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